Goede communicatie binnen het bedrijf, dat kan een lastige zijn om goed vorm te geven. Hoe groter je bedrijf, hoe moeilijker het is om alle medewerkers goed te bereiken; elke medewerker heeft behoefte aan een andere manier van communiceren en verwerkt informatie op zijn of haar eigen manier. In dit artikel geven we een paar tips hoe je de interne communicatie kunt verbeteren.
Nieuwe werkwijzen uitleggen
Wanneer werkwijzen veranderen of je een nieuwe manier van werken binnen jouw bedrijf wilt introduceren, dan is het erg belangrijk om dat op een correcte wijze te doen. Mensen houden nou eenmaal niet van verandering en hebben behoefte aan duidelijkheid: wat verandert er precies en wat wordt er van ze verwacht? Om dat duidelijk te maken, kun je een uitlegfilmpje laten maken door een deskundig bedrijf, zoals Cooler Media.
Het is inmiddels bewezen dat mensen hun aandacht beter kunnen vasthouden bij beelden dan bij woorden. Een kort uitlegfilmpje – liever niet langer dan 60 seconden – zorgt ervoor dat medewerkers de informatie tot meer dan 50.000 keer sneller verwerken. Daardoor komt je boodschap beter binnen bij je publiek. Een motion graphic laten maken is dus een goede manier om nieuwe werkwijzen uit te leggen.
Informatie verspreiden
Een andere manier om de interne communicatie te verbeteren is door goed te kijken naar hoe je de informatie onder de medewerkers verspreidt. Puilt hun mailbox bijvoorbeeld uit van de interne nieuwsbrieven en contact met andere afdelingen? Dan is het niet verstandig om belangrijke informatie via e-mail te blijven verspreiden, zeker niet wanneer je kiest voor het geschreven woord. Wil je graag snel en efficiënt belangrijke zaken verspreiden onder jouw medewerkers? Zoals hierboven beschreven kun je ervoor kiezen om een animatie te laten maken, maar je kunt ook kiezen voor een infographic. Dit zijn sheets waarop je kort en bondig informatie overbrengt; met een infographic maak je ingewikkelde materie behapbaar.
Verder kun je er als bedrijf voor kiezen om het digitale juist even te laten voor wat het is en een brief te sturen met belangrijke informatie. Ook infographics kun je afdrukken – bijvoorbeeld in de vorm van een folder of een kleine poster – en versturen via post. Dat duurt wat langer en kost misschien enveloppen en postzegels, maar wanneer informatie tastbaar wordt, bereik je zeker alle medewerkers, van jong tot oud.
Creëer een intranet
Zoals we in de inleiding al zeiden: hoe groter het bedrijf, hoe moeilijker het wordt om iedereen goed te bereiken. Daarom kun je een intranet laten maken door een ICT-bedrijf; dat is een soort Facebook dat alleen beschikbaar is voor medewerkers die ingelogd zijn op je centrale netwerk. Intranet kun je heel goed structureren door specifieke onderwerpen onder te brengen in koppen, zoals werkwijzen, procedures en contactgegevens van collega’s. Zorg er wel voor dat het intranet overzichtelijk blijft; wees dus kritisch op de onderwerpen en documenten die je erop zet. Houdt het intranet goed bij en stel bijvoorbeeld specifieke medewerkers van de marketingafdeling aan om de structuur te behouden. Zo weet je zeker dat het intranet zijn doel niet voorbij gaat en jouw medewerkers altijd toegang hebben tot de nodige informatie.