We leven tegenwoordig in bijzondere tijden. We leven namelijk in een tijdperk waarin het gangbaarder voor mensen wordt om thuis te werken. Dit heeft meerdere redenen. Uiteraard heeft dit aan de ene kant met corona te maken. Er zijn immers maatregelen die ons beletten voor samenkomsten, ook op het werk wanneer fysiek aanwezig zijn noodzakelijk is voor het uitoefenen van een beroep. Maar los van corona neemt thuiswerken steeds meer toe de afgelopen decennia.
Dit betekent dan ook dat er vaker gebruik wordt gemaakt van programma’s als Microsoft Teams. Aanvankelijk was men daar redelijk sceptisch over, maar tegenwoordig is dat minder het geval. Maar wat zijn de voordelen van Teams en die manier van communiceren in dit tijdperk? In dit artikel gaan wij daar dieper op in.
Het scheelt veel gedoe
Een belangrijk voordeel is dat het veel gedoe scheelt wanneer je gaat communiceren via Microsoft Teams. Je kent misschien nog wel de ouderwetse vorm van vergaderen; iedereen die gezamenlijk naar een bepaalde kamer gaat. Het punt was dat er dan altijd wel weer mensen waren die niet konden. Het voordeel van Teams is dat de kans klein is dat dit gaat gebeuren, aangezien men van veel meer verschillende plekken kan communiceren. Het enige wat je daarvoor nodig hebt is immers een telefoon. Omwille van die reden kan het dus zeer voordelig zijn om gebruik te maken van teams. Het is veel gemakkelijker om een vergadering in te plannen.
Veel extra functies binnen Microsoft Teams
Een ander belangrijk voordeel van Teams is dat er veel extra functies zijn, waardoor een vergadering gemakkelijker en praktischer kan worden gemaakt. Het is bijvoorbeeld heel simpel om notities neer te zetten, zodat dit voor iedereen zichtbaar is. Maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om kleinere groepen aan te maken. Je kunt gezamenlijk dan veel gemakkelijker overleggen. Als jij fysiek een groep in kleinere groepjes wil opdelen, dan loop je al snel tegen problemen aan. Misschien zijn er niet genoeg vergaderruimtes, of er is weer ander praktisch ongemak. Dat komt gelukkig niet voor bij Teams.
Gemakkelijk documenten aan elkaar verzenden
Een ander voordeel van Teams is dat het je dan heel gemakkelijk wordt gemaakt om documenten naar elkaar toe te zenden. Dit kun je doen tijdens de vergadering, maar ook op andere momenten. Het probleem van via-via versturen is dat er altijd wel weer iets mis gaat. Misschien is er bijvoorbeeld iemand die niet alles ontvangen heeft, of er is iets anders aan de hand. Met Teams is dat probleem gelukkig ook opgelost.
Al met al kent Teams dus veel verschillende voordelen. Het is ideaal voor mensen die thuiswerken, maar ook als je gewoon gezamenlijk op het kantoor werkt is het aan te raden om teams te gebruiken. Het vergemakkelijkt namelijk processen en dat voorkomt frustraties en bevordert de arbeidsethos. We hebben het nu overigens gehad over communiceren op de werkvloer, maar ook andere vormen van communicatie zijn uiteraard mogelijk via teams.